Komplett guide for planlegging og vertskap for en volleyballturnering

Enten det er for en veldedighetsinnsamling, en konkurransedyktig rekreasjonsliga, eller en klubbliga, å være vertskap for en volleyballturnering er en fin måte å komme inn på en hel dag med volleyball. Det er moro for spillerne, trenere, og tilskuere. Og, hvis det er godt planlagt, det trenger ikke være stressfylt dag for arrangørene.

Å arrangere en volleyballturnering er en stor oppgave. Men vil du vite hemmeligheten bak å arrangere en stressfri volleyballturnering? (Vi vil, lavt stress, i det minste.) Du må gjøre mesteparten av arbeidet på forhånd. Jo mer forberedelser og planlegging du gjør FØR turneringsdagen vil gjøre dagen mye smidigere for deg. For å være ærlig, når dagen først har startet, hvis du har planlagt timeplanen godt, dagen går stort sett av seg selv. Du trenger bare å være tilgjengelig for eventuell feilsøking.

Kostnader ved å arrangere en volleyballturnering

Før du går inn i detaljene, det er en god idé å ha en følelse av hva de estimerte kostnadene kommer til å bli. Disse vil variere avhengig av typen turnering du kjører, men generelt sett er følgende en liste over vanlige kostnader for å arrangere en volleyballturnering:

• Sted
• Tjenestemenn
• Scorekeepere (med mindre du tildeler spillere som er mellom kampene)
• Premier eller premiepenger
• Utleie av utstyr (hvis det ikke er dekket av spillestedstillatelsen)
• Forsikring (hvis ikke dekket i spillestedstillatelsen)

Tre stadier av vertskap for en volleyballturnering

En god måte å se på å sette opp en volleyballturnering på er å dele den inn i tre stadier: Planlegger , Organisering , og Kjører dagen.

Sjekk ut den praktiske, nedlastbar Sjekkliste for turneringsplanlegging på slutten av artikkelen for en rask oppsummering av hvert trinn.

1. Planlegging

Planleggingsstadiet er når du bestemmer mange av de foreløpige detaljene. Når du får disse detaljene bekreftet, du kan lettere gå over til å organisere og drive turneringen.

⇒ Velg en dato

• Å velge en dato er ikke nødvendigvis så enkelt som å sjekke timeplanen din for en åpen helg. Du vil starte med to eller tre alternativer i tankene, begynn deretter å ringe rundt etter et ledig sted. Du vil kunne velge dato basert på tilgjengeligheten av arenaene som passer dine behov.
• Tenk også på andre anledninger du vil unngå, som ferier eller langhelger (med mindre selvfølgelig, temaet for turneringen din er selve høytiden).
• Vurder også om dårlig vær kan være en faktor i enkelte måneder. Det er vanskelig å planlegge rundt været, men du vil definitivt ha en kommunikasjonsplan rundt potensielle kanselleringer (mer om det nedenfor)

⇒ Bekreft stedet

• Det er alltid papirarbeid involvert i å leie et lokale, så sørg for at du gir deg selv nok tid til å fullføre registreringsprosessen, spesielt hvis dette er første gang du bruker lokalet du har valgt.
• Ikke glem å spørre om alt utstyret er inkludert, eller om du må ta med eget utstyr. Det er faktisk en god idé å ha noe av ditt eget ekstrautstyr uansett, som scorekort og antenner, ettersom disse gjenstandene noen ganger er vanskelige å finne i rotete utstyrsrom.
• Sørg for å spørre om forsikring. Det er inkludert med noen arenaer, men ikke med andre, så sørg for at du er dekket. Hvis du er vert for en ligaturnering, spillerne vil sannsynligvis bli dekket gjennom sin liga. Derimot, hvis du gjør en generell oppfordring til lag, du må sørge for at spillere er dekket i tilfelle noen blir skadet.

⇒ Bestem hvilke typer lag som skal inviteres

• Hvis turneringen er for en klubb eller rekreasjonsliga, dette er et enkelt trinn. Derimot, hvis du ser på å gjøre en bredere oppfordring til en veldedighetsinnsamling eller rekreasjonsteam, du må begrense typene lag. Ser du på å gjøre en herre, kvinner, eller coed-turnering? Hvis det er kodet, hva vil være lagformatreglene (som minimum antall kvinnelige spillere, og vil det være blandet eller omvendt seksere).
• Du vil også være klar over konkurransenivået. Det siste du vil er å mismatche en svært konkurransedyktig, elitelag med et ute-for-gøy rekreasjonsteam. Ikke vær redd for å fornærme potensielle lag – det er ikke morsomt for noen å bli mismatchet. Og folk er vanligvis ganske ærlige om evnenivået deres.
• Hvis du har et bredt spekter av lag som ønsker å registrere deg, legge til ulike divisjoner. På den måten kan du romme mer enn én type lag. For eksempel, du kan inkludere en konkurranse- og rekreasjonsavdeling, eller en herre- og damedivisjon.

⇒ Angi inngangspenger

• Hvis turneringen er for en veldedighetsinnsamling, da vil du sette lagavgiftene høye nok til å dekke kostnadene ved å drive turneringen, potensielt noen premiepenger til vinnerlaget, og da selvfølgelig ha midler til overs til donasjon.
• Hvis turneringen er en del av en klubb eller liga, noen eller alle kostnadene kan allerede være innebygd i den årlige registreringsavgiften.
• Å sette inngangsbilletten kan være vanskelig før du vet hvor mange lag som skal melde seg på. Vurder å kjøre turneringen bare hvis et minimum antall lag registrerer seg (noe som er viktig når du setter tidsplanen, også). På den måten blir det lettere å beregne de anslåtte kostnadene og bestemme den beste inngangsbilletten.

⇒ Sponsorer

• Kontakt noen lokale bedrifter for å se om de er interessert i å donere premiepenger eller varer for premier i bytte mot reklame under turneringen.

⇒ Angi en registreringsfrist

• Påmeldingsfristen bør være 1-2 uker før turneringsdagen.
• Dette er viktig for å hjelpe deg med å organisere timeplanen, og bestemme antall funksjonærer og utstyr som trengs.
• Når et lag registrerer seg hos deg, ikke glem å sende dem en bekreftelse på at de faktisk er registrert for turneringen, slik at de kan gå videre og fullføre lagene sine. Dette er også et godt tidspunkt å sende dem dagens regler slik at de kan være forberedt, veibeskrivelse, og eventuelle andre relevante instruksjoner.

⇒ Turneringspremier

• Bestem hva premiene skal være. Typisk, først, og noen ganger, andreplasslag mottar premier, selv om det er en veldedighetsinnsamling.
• Pengepremier er ganske populære, mest fordi de er enkle å organisere og godt mottatt av teamene. Beløpet på pengepremien trenger ikke å være mye; selv å vinne tilbake registreringsavgiften er verdsatt.

⇒ Kommunikasjonsplan

Det er mange bevegelige deler for å arrangere en volleyballturnering, så det er en god idé å skissere kommunikasjonsplanen din i planleggingsfasen.

• Ha en primærkontakt for hvert lag, helst på e-post (slik at du kan kontakte alle samtidig), eller i det minste på telefon. På denne måten kan du enkelt kommunisere turneringsdetaljer, og send eventuelle kanselleringsmeldinger som måtte oppstå.
• Sørg for at du har delt DIN relevante form for kontaktinformasjon i tilfelle et lag må trekke seg fra turneringen i siste liten. Dette bør være en mobiltelefon du vil ha med deg under turneringen, og vil sjekke ofte.
• Omtrent en uke før turneringen, sende ut følgende informasjon på e-post til kontaktene i primærteamet:
  • Turneringsregler og tidsplan
  • Veibeskrivelse til lokalet, og all relevant informasjon, som parkering eller hvilke dører som skal brukes.
  • Starttid for turneringen, og hvis lagene som spiller først, forventes å hjelpe til med å sette opp nettene.
  • Hvis barn tillates i treningsstudioet. Noen ganger tillater ikke utleietillatelsen barn under en viss alder på grunn av forsikringsforpliktelser.
  • Hvis en konsesjon eller varestand vil bli satt opp, og hvilke betalingsmåter som godtas. Spillere pakker ofte lett for en turnering, så de må tenke på å ta med betalingsmåter slik at de ikke går glipp av noe.
• På turneringsdagen, ha et lagkapteinsmøte først om morgenen, før noen spill har blitt spilt, å gjøre en rask gjennomgang av dagens flyt, dekke noen av hovedreglene, og eventuelle nøkkelmeldinger som spillere trenger å vite (som f.eks. er det planlagt lunsj, etc). Det er da lagkapteinens ansvar å gi beskjed til resten av lagkameratene.

2. Organisering

Nå som du vet når, hvor, og hvor mange lag, du kan begynne å organisere selve dagen.

⇒ Lag tidsplanen

• En typisk volleyballturnering starter med round robin-spill, som plasserer lag i puljer (eller grupper). Avhengig av antall påmeldte lag, det er vanligvis ikke nok tid for alle lagene til å spille mot hverandre. Så, ved å plassere dem i bassenger, lag skal spille mot alle de andre lagene i puljen deres, og bli seedet (rangert) til sluttspillsrunden.
• For eksempel, en tolv-lags volleyballturnering vil sannsynligvis bestå av 3 puljer med 4 lag i hver pulje. Dette garanterer også hvert lag minimum tre kamper før de går inn i mesterskapet.
• Hensikten med round robin er å rangere lagene etter antall kamper de har vunnet. For denne delen av timeplanen, parentes brukes (se nedenfor).
• Bestem om play off-runden er enkel eller dobbel eliminering. Enkel eliminering betyr at så snart et lag taper sin første sluttspillrunde, de er ute av turneringen. Dobbel eliminering betyr at de er ute av turneringen etter at de har tapt to sluttspillkamper.
• Basert på antall påmeldte lag og antall baner tilgjengelig i lokalet, sette tidsplanen ved å tildele lag til domstoler. Bassenger er ofte tildelt samme domstol, slik at spillere ikke trenger å flytte alle tingene sine etter hvert spill, men dette vil avhenge av antall lag og baner.
• Gi nok tid mellom kampene for litt grunnleggende oppvarming, og for lagene å pakke sammen tingene sine og flytte av banen. Å ha litt buffertid mellom kampene hjelper også de forskjellige puljene til å holde seg relativt tett i tid (men ikke alltid!) og gir dommerne en liten pause.
• Bestem om du vil sette en lunsjpause, eller bare start sluttspillet så snart alle lagene er ferdige med å spille round robin. Å ha en bestemt lunsjpause er fint fordi det lar alle lagene ta en pause samtidig, og det unngår at noen lag starter rett inn i sluttspillkamper uten litt tid til å spise og hvile. Derimot, det kan også gjøre at dagen løper mye lenger.

⇒ Lag turneringsparentesene

• Sluttspillrunden er der lagene begynner å krysse over og spille lag i andre puljer, basert på deres rangerte plasseringer fra round robin-spillet. Dette er også når lag begynner å bli eliminert fra turneringen basert på å tape en kamp – så det er ekstremt viktig å få stillingen riktig.
  
• Klammer brukes til å skissere hvert lags vei gjennom sluttspillet, basert på seire eller tap.
• Du vil definitivt trekke ut parentesene dine før turneringsdagen ved å bruke Bristol-brett og markører, etterlater tomrom for lagnavnene som skal legges til på turneringsdagen. Du kan til og med generere disse på nettet.
• Brakettene vil bli nøye gransket under turneringen av trenere, spillere, tjenestemenn, og til og med tilskuere, så hvis du ikke har erfaring med å sette opp dem, du vil definitivt be om hjelp.
• Sørg for at du har klare uavgjorte prosedyrer, som deles med team på forhånd. Og hold deg til dem. Det er ingenting verre enn å ha trenere, spillere, refs, og til og med tilskuere som prøver å finne ut hvilket lag som faktisk skal gå videre til neste sluttspillrunde, og hvilket lag som er eliminert. Spenningen kan bli høy under sluttspillet (selv for rekreasjonsturneringer!), så planlegg godt for å unngå hodepine senere.

⇒ Ansette tjenestemenn

• Når du har utarbeidet timeplanen, du kan bestemme hvor mange dommere du trenger for dagen. Dommere kommer med en kostnad, så du vil organisere dette nøyaktig, slik at du ikke pådrar deg unødvendige kostnader.
• Avhengig av konkurranseevnen til turneringen, en måte å spare kostnader på er å la spillere fra lag som sitter på plass til å dømme kampene under round robin. Det er klart at det ikke bør forventes et høyt nivå av offisiering fra disse frivillige, og det bør også være et slags æressystem fra lagene som spiller for å kalle noen av sine egne brudd (som for eksempel å innrømme å ha rørt nettet under en blokkering).
• En annen måte å redusere kostnadene noe på er å ha bare en enkelt dommer under round robin og tidlige sluttspill, runder, og legg deretter den andre dommeren til mesterskapsspillet.

3. Kjøre dagen

Ahh, alt det harde arbeidet er gjort! Nå, du kan lene deg tilbake og la dagen gå av seg selv! Vi vil, ikke helt. Men, på grunn av alt det harde arbeidet du har gjort på forhånd, dagen din bør gå mye mer jevnt. Men, ja, du har fortsatt litt arbeid å gjøre.

⇒ Materialer å ta med

Det er ekstremt viktig at du har følgende ting med deg på turneringsdagen.

• Spillballer

Vurder å ta med nok volleyballer av god kvalitet til å brukes som spillballer. Selv om lagene vil ha sine egne baller, du kan ikke stole på at hver av dem har anstendige nok. Også, noen ganger inkluderer ikke lokaltillatelsen alt utstyret, eller selv om de gjør det, de kan være av dårlig kvalitet. Noen ganger, det er best bare å ta med din egen.

• Ekstra tusjer og penner

Du trenger markørene og pennene for å holde parentesene oppdatert, og du vil uunngåelig trenge flere penner til målvaktene. Det er faktisk en god idé å binde en penn til hyssing og teipe strengen til hver noteringstabell, i tillegg til å ta opp en kopi av timeplanen. Disse gjenstandene blir ofte borte!

• Maskeringstape

Maskeringstapen skal brukes til å teipe volleyballturneringsbrakettene og en kopi av timeplanen sentralt utenfor treningsstudioet. Husk at det ofte vil være en liten gruppe som samles rundt parentesene for å sjekke lagstillingene, så velg et sted som kan håndtere høy trafikk og en liten mengde mennesker.

• Kopier av timeplanen

Sørg for at du har nok kopier av timeplanen til å teipe en til hver av partituroppbevaringstabellene, og deretter noen få på viktige steder i og rundt treningsstudioet. Og sørg alltid for at du beholder minst ett eksemplar for deg selv!

• Kopier av lagoppstillingskortene for trenere

Ha ekstra kopier av lagoppstillingskortene. Selv om du ender opp med statister, de kan brukes til fremtidige turneringer.

• Kalkulator

Du vil definitivt trenge en kalkulator på et tidspunkt på dagen for å finne ut lagets plassering. Hvis du trenger å gå inn i uavgjorte prosedyrer, du vil definitivt ikke gjøre denne regnestykket i hodet ditt! Du kan til og med ha et publikum, og du vil være helt sikker på at beregningene dine er riktige.

• Ekstra papir

Du vet aldri når dette kommer til nytte.

• Utklippstavle eller perm

Dette er ikke obligatorisk, men det er nyttig å ha all informasjon på et sentralt sted.

• Kontaktinformasjon for teamet

Enten det er en papirkopi av alles telefonnummer eller en haug med e-poster på smarttelefonen din, sørg for at du har en måte å komme i kontakt med hver av teamets primærkontakter. Dette er ekstremt viktig hvis turneringen blir avlyst på grunn av dårlig vær - du vil definitivt ikke at lag som kjører gjennom dårlig vær bare skal møte opp til et tomt treningsstudio!

• Tjenestemenns kontaktinformasjon

Det samme gjelder tjenestemennene.

• Førstehjelpsskrin og isposer

Forhåpentligvis slipper du å bruke førstehjelpsskrin eller isposer, men det er lurt å være forberedt. Lagene bør også ta med sine egne, men du kan ikke stole på det. Ha noen "umiddelbare" isposer for hånden (du vet, den typen du klemmer for å aktivere), slik at du ikke trenger å finne en fryser til dem.

⇒ Før turneringen starter

• Kom til treningsstudioet så tidlig som tillatelsen tillater deg, minst 60-90 minutter før første kamp starter. Dette vinduet vil være din travleste tid, og det er ingenting verre enn at team begynner å ankomme mens du fortsatt er i gang med å sette opp ting.
• Det første du må gjøre er å begynne å sette opp domstolene. Men, ikke prøv å gjøre alt selv! Få hjelp av andre. La lagene vite at hvis de spiller først, de er ansvarlige for å sette opp domstolene, inkludert garn, antenner, tjenestemenn står, og sikkerhetspolstring for stengene.
• Netthøyde for kvinner er 2,24 meter (eller 7 fot 4 tommer) og netthøyde for menn er 2,43 meter (8 fot). Hvis du organiserer en coed-turnering, nettohøyden vil avhenge av de spesifikke reglene du har valgt for turneringen din, men er vanligvis satt til kvinnehøyde.
• Etter at domstolene er satt opp, sjekk hver bane for å forsikre deg om at antennene og sikkerhetsputene er lagt til. Tjenestemannen ved hver domstol vil også bekrefte dette, men det vil spare litt tid hvis du identifiserer det før.
• Sett opp scoringsbordene og stolene, og sørg for at hver tabell har følgende elementer:
  • en kopi av timeplanen som er tapet til den
  • penner for scoring
  • å score flippkort
  • nok resultatlister for hver kamp
  • lagoppstillingskort
• Tape turneringsparentesene og kopier av timeplanen på et sentralt sted.
• Identifiser hver av domstolene med et tall. Når lagene begynner å ankomme, de vil se etter domstol 1, domstol 2, etc, så ikke glem å legge til disse etikettene! Selv et stykke papir som er tapet til dommerens standplass vil fungere (husk det ekstra papiret du tok med? Se hvordan det kommer til nytte!).
• Sørg for at det er plass til tilskuere. Sett opp benker eller stoler langs sidelinjen, og sørg for at det er fri sti mellom banene slik at tilskuere som har på seg sko ikke går på banen.
• Arranger et lagkapteinsmøte før noen av kampene starter. Hold det kort – velkommen alle, identifisere deg selv som turneringsarrangør, gå over turneringsformatet, og dele all annen relevant informasjon om turneringsreglene eller spillestedet. Minn lagkapteinene på å ta tilbake all relevant informasjon til resten av laget deres.

⇒ Under turneringen

• Når hvert spill slutter, be en av resultatmålerne bringe deg (eller noen du har delegert denne plikten til) en kopi av resultatlisten slik at parentesene kan oppdateres. Det er viktig å oppdatere dette så snart som mulig etter hvert spill avsluttes, fordi det er lett å feilplassere disse resultatarkene. Også, folk vil holde styr på stillingen, så du vil være sikker på at parentesene gjenspeiler den mest oppdaterte informasjonen.
• Hold ting så ryddig som mulig i løpet av dagen. Ikke bare gir dette et mer behagelig miljø om dagen, det gjør det også mye enklere og raskere å rydde opp på slutten av dagen.
• Gjør deg tilgjengelig for enhver feilsøking. Som turneringsarrangør, kan det være lurt å bruke en fargesterk skjorte slik at du skiller deg ut. Det vil uunngåelig være noen som leter etter deg, så du vil lett bli lagt merke til. Eller, avhengig av spørsmålet, kanskje ikke så mye 🙂
• Se noen av spillene! Ikke bli så opptatt med å organisere at du glemmer å se litt av volleyballen. Ja, det blir en travel dag, men det blir pauser, så dra nytte av noe av nedetiden din.

⇒ På slutten av dagen

• Presenter vinnerlaget(e) med sine premier, og takk til alle for deres bidrag til dagen.
• Sørg for at alt utstyret som ble brukt er lagt bort der det hører hjemme. Be spillerne hjelpe til med dette også. Dette inkluderer nettene, antenner, og stolper, men også resultattabellene, benker, stoler, søppeldunker – alt som ble flyttet fra sin opprinnelige plass og brukt i løpet av dagen.
• Respekter gymsalen! Det er lånt plass, så sørg for at gruppen din rydder opp etter seg. Når du flytter benkene og scorebordene fra treningsstudiogulvet, det er utrolig hvor mye søppel som er igjen!
• Hvis du planlegger å kjøre en ny turnering i fremtiden, noter ned eventuelle erfaringer, eller ting du kan forbedre til neste gang. Dette er nyttig å gjøre mens det fortsatt er ferskt.

Hvor lenge varer en volleyballturnering?

Dette er et flott spørsmål, spesielt hvis du ikke har deltatt i mange turneringer. Dessverre, det er ikke et enkelt svar. Alt avhenger av antall lag, måten timeplanen er satt opp, og hvor lang tid hver enkelt kamp tar. Den beste måten å anslå hvor lenge en turnering vil vare, er å sette opp en god tidsplan, og prøv å ikke avvike for mye fra det.

Det vil, selvfølgelig, være kamper som går lengre enn de var planlagt for. Den beste måten å prøve å holde tidsplanen på er å sørge for at lagene alltid er klar over når deres neste kamp skal spilles.

Det er mange komponenter for å være vertskap for en volleyballturnering, men hvis du deler det ned i etapper og holder deg organisert, du vil se at det er ganske enkelt – spesielt etter at du har løpt noen. Å drive en organisert turnering betyr at turneringen din begynner å få et godt rykte, og det vil være fortsatt interesse fra lag som ønsker å melde seg på. Husk at det skal være en morsom og trygg dag, så kos deg!

Relaterte artikler:

Hva bør jeg ta med til en innendørs volleyballturnering?

Hvilket utstyr trengs for innendørs volleyball?

Beste snacks for en volleyballturnering

Sjekkliste for turneringsplanlegging:

Last ned Sjekkliste for turneringsplanlegging og vertskap

Planlegger

• Velg en dato
• Bekreft stedet
• Bestem hvilke typer lag du vil invitere
• Sett en inngangsbillett
• Sponsorer
• Sett en påmeldingsfrist
• Turneringspremier
• Kommunikasjonsplan

Organisering

• Lag tidsplanen
• Lag turneringsparentesene
• Ansette tjenestemenn

Kjører dagen

• Materialer å ta med:
  • Spillballer
  • Ekstra tusjer og penner
  • Maskeringstape
  • Kopier av timeplanen
  • Kopier av lagoppstillingskortene
  • Kalkulator
  • Ekstra papir
  • Utklippstavle eller perm (ikke obligatorisk, men nyttig)
  • Kontaktinformasjon for teamet
  • Tjenestemenns kontaktinformasjon
  • Førstehjelpsskrin og isposer
• Før turneringen starter
  • Ankomme tidlig
  • Sett opp baner og resultattabeller
  • Tape turneringsparentesene og planlegg på et sentralt sted
  • Merk domstolene
  • Sett opp plass for tilskuere
  • Arranger et lagkapteinsmøte
• Under turneringen
  • Oppdater turneringsparentesene etter hvert spill
  • Rydd opp gjennom dagen
  • Vær tilgjengelig for feilsøking
  • Se noen av spillene!
• På slutten av dagen
  • Overrekk vinnerens premier og takk til alle
  • Legg vekk alt utstyret
  • Rydd opp i eventuelt søppel
  • Skriv ned eventuelle erfaringer til neste gang

[Komplett guide for planlegging og vertskap for en volleyballturnering: https://no.sportsfitness.win/sport/Volleyball/1004040594.html ]